5 điều chưa biết về hệ thống tổng đài điện thoại

Hệ thống tổng đài điện thoại (hay hệ thống tổng đài nội bộ) là tổ hợp điện thoại, dây dẫn và thiết bị trung tâm đặt tại các tổ chức, doanh nghiệp hay đơn vị dịch vụ để liên lạc với nhau mà không liên quan gì đến nhà cung cấp viễn thông. Đây là hạng mục quan trọng của một hệ thống điện nhẹ.

Điều này giúp các thuê bao có thể gọi cho nhau tại nhà, tại doanh nghiệp hoặc tại không gian công cộng. Điều này đã làm cho điện thoại trở thành một công cụ liên lạc có sẵn và thoải mái để sử dụng hàng ngày. Nó tạo ra một kênh liên lạc mới và đầy thú vị miễn phí cho người sử dụng.

Cùng với một hệ thống tổng đài điện thoại thì các công trình xây dựng hiện đại đều cần một hệ thống camera giám sát để việc đảm bảo an ninh của công trình được tốt hơn. Quý khách có thể tham khảo các sản phẩm camera an ninh giá tốt nhất do chúng tôi cung cấp:

1, Lợi ích và đối tượng của hệ thống tổng đài điện thoại.

1.1, Lợi ích của hệ thống tổng đài điện thoại.

Tính liên tục trong kinh doanh.

Vì hệ thống điện thoại được lưu trữ trên đám mây nên nó không bị ảnh hưởng bởi sự gián đoạn hoặc thời gian ngừng hoạt động. Nó có khả năng phục hồi trên nền tảng của nó. Kể cả các thảm họa như lũ lụt đến văn phòng của bạn, sẽ không ảnh hưởng đến công việc kinh doanh vì các thiết bị cầm tay có thể được chuyển đi nơi khác.

Khả năng mở rộng số lượng máy không giới hạn

Phần lớn các doanh nghiệp theo thời gian trải qua sự tăng trưởng liên tục. Không giống như hệ thống điện thoại truyền thống, một hệ thống tổng đài được lưu trữ trên máy chủ không bị giới hạn về số lượng máy lẻ hoặc đường dây. Bạn có thể thêm các đường dây và thiết bị cầm tay bổ sung mà không gặp rắc rối hoặc đầu tư thêm.

Chất lượng thoại tốt hơn.

Với hệ thống điện thoại lưu trữ, người dùng có thể trải nghiệm chất lượng thoại độ nét cao. Giảm chi phí cuộc gọi Quốc tế – Có thể thực hiện các cuộc gọi từ mọi nơi trên thế giới với chi phí bằng một cuộc gọi nội hạt.

Đa dạng cuộc gọi.

Ngày nay, mọi người có nhiều cách để liên hệ với khách hàng, có thể là cá nhân hoặc cơ quan di động. Với một hệ thống tổng đài điện thoại, tất cả các cuộc gọi đến có thể được chuyển hướng dễ dàng đến cả hai thiết bị, giúp ít có khả năng bị lỡ cuộc gọi hơn.

Các tính năng bổ sung.

Hầu hết hệ thống này được cung cấp với một gói các tính năng sử dụng miễn phí. Hệ thống có thể cung cấp quyền truy cập vào các tính năng như: Thư thoại, chuyển hướng cuộc gọi, quản lý cuộc gọi, nhạc đang chờ và nhắn tin tức thì.

Ghi âm cuộc gọi.

Có thể ghi âm cuộc gọi đi cũng như cuộc gọi đến để hỗ trợ các chương trình đào tạo và giải quyết tranh chấp của khách hàng.

Tích hợp di động.

Các doanh nghiệp không còn phải đầu tư vào tài sản vì người lao động có thể làm việc xa văn phòng nhưng vẫn hiển thị cùng một số điện thoại văn phòng. Điện thoại di động có thể được tích hợp với hệ thống điện thoại lưu trữ như một phần mở rộng của hệ thống điện thoại.

Chi phí phần cứng và bảo trì thấp.

Các hệ thống điện thoại lưu trữ không yêu cầu đầu tư vốn lớn, cũng như không yêu cầu bất kỳ chi phí bảo trì liên tục nào.

Giao diện người dùng dễ dàng.

Hệ thống tổng đài nội bộ không yêu cầu các kỹ sư lành nghề thực hiện thay đổi hoặc thêm đường bổ sung. Nhân viên có thể được đào tạo một cách nhanh chóng và dễ dàng về cách sử dụng hệ thống.

Xem thêm:

1.2, Đối tượng của hệ thống tổng đài nội bộ

Với quy mô nhỏ, vừa, lớn bạn đều có thể lựa chọn nó. Một khi bạn thấy các chi phí cho liên hệ nội bộ quá cao hay khách hàng gọi về cho bạn quá nhiều dẫn đến sự quá tải của hệ thống thông thường. Các đối tượng sau hay sử dụng tổng đài điện thoại:

Doanh nghiệ, cơ quan có đội ngũ bán hàng sử dụng điện thoại nhiều.
Doanh nghiệp, cơ quan có đội ngũ nhân sự hùng hậu và cần liên lạc với nhau nhiều
Hệ thống liên lạc cho tòa nhà
Hệ thống liên lạc cho nhà xưởng…

2, Lựa chọn hệ thống tổng đài nội bộ analog hay VOIP.

Trên thực tế, hệ thống tổng đài VOIP là vươt trội analog. Nó giống như việc bạn xem một chiếc tivi màu màn hình mỏng thay cái trắng đen ngày xưa của bạn. Một số so sánh liệt kê như sau:

2.1, Công nghệ và cho thuê dây chuyền

Sự khác biệt cơ bản giữa dịch vụ điện thoại tương tự và VoIP (Giao thức thoại qua Internet) là cách truyền tín hiệu thoại.

Không giống như hệ thống điện thoại analog truyền tín hiệu thoại qua dây đồng, công nghệ VoIP truyền lưu lượng thoại qua Internet dưới dạng các gói dữ liệu. Điều này có nghĩa là các hệ thống điện thoại doanh nghiệp VoIP chỉ cần một kết nối băng thông rộng trực tiếp để thực hiện và nhận cuộc gọi.

Thuê điện thoại cố định đắt tiền có thể được loại bỏ và thay thế bằng các dịch vụ trung kế SIP rẻ hơn nhiều. Và hỗ trợ đa phương tiện cũng trở nên dễ dàng và khả thi với VoIP. Hệ thống tổng đài VoIP tiên tiến có thể hỗ trợ thoại, video và bất kỳ hình thức đa phương tiện nào như bạn có thể thực hiện trên Internet, trong khi các hệ thống điện thoại tương tự dựa vào dây đồng hầu hết chỉ hỗ trợ thoại.

2.2, Tính năng

Cả hai hệ thống VoIP và analog đều cung cấp một tập hợp các tính năng gọi cốt lõi, cho phép bạn gửi, nhận và định tuyến cuộc gọi. Nhưng khi nói đến các dịch vụ điện thoại tiên tiến, VoIP vượt xa hơn nhiều và thường có chi phí trung bình thấp hơn.

Hệ thống điện thoại tương tự được xây dựng cách đây hàng thập kỷ và hầu như không phát triển. Các tính năng mở rộng quy mô với các hệ thống cũ như vậy chủ yếu nằm trong tay các nhà cung cấp của bạn. Cùng với đó là một số tính năng nâng cao đơn giản là không thể với PSTN và ISDN.

Ngược lại, hệ thống điện thoại VoIP hiện đại cung cấp nhiều chức năng hơn với chi phí thấp hơn. Ngoài các tính năng VoIP tiên tiến như Tìm tôi / Theo dõi tôi và Hội nghị truyền hình mà các hệ thống điện thoại tương tự không có, Truyền thông hợp nhất (UC) cũng mang lại cho VoIP một lợi thế rất lớn.

Bằng cách tích hợp thoại, nhắn tin, hiện diện, chia sẻ đám mây và hơn thế nữa trong một nền tảng duy nhất, tổng đài VoIP hỗ trợ UC có thể cho phép nhóm của bạn giao tiếp theo một cách hoàn toàn mới, thúc đẩy hiệu quả kinh doanh chưa từng có.

2.3, Chi phí

Tổng chi phí sở hữu thường là một yếu tố quyết định trong cuộc tranh luận về Hệ thống điện thoại VoIP và Analog. Là chủ doanh nghiệp, bạn muốn tiết kiệm chi phí. Thật không may, hệ thống điện thoại truyền thống không giúp bạn nhiều ở đó.

Dưới đây là tổng quan về sự so sánh chi phí giữa VoIP và Hệ thống Điện thoại Analog.

Tính năng	Analog	VoIP
Thiết lập dòng	Cao. Thiết lập điện thoại cố định thường được tính phí $ 50-100 / đường dây.	Thấp. Trung kế VoIP có thể được cài đặt trong vài phút với ít hoặc không mất phí thiết lập.
Chi phí bảo trì	Cao. Việc bảo trì phải được thực hiện bởi kỹ thuật viên tại chỗ, điều này rất tốn kém.	Thấp. Với giải pháp VoIP được lưu trữ trên máy chủ , nhà cung cấp của bạn sẽ chịu trách nhiệm về tất cả việc bảo trì và cập nhật.
Giá cuộc gọi	Phí dịch vụ hàng tháng và giá cước cuộc gọi cao hơn.	Các cuộc gọi di động và quốc tế thường bị tính phí ở mức thấp hơn nhiều. Tiềm năng giảm 60% hóa đơn điện thoại.
Tiện ích bổ sung	Tùy chọn giới hạn cho tiện ích bổ sung. Hầu hết các tính năng nâng cao đều tốn thêm chi phí hoặc yêu cầu phần cứng bổ sung.	Các tính năng nâng cao phong phú có sẵn miễn phí (tự động trả lời, ứng dụng softphone, v.v.)

2.4, Tính linh hoạt của vị trí và sử dụng di động

Hệ thống điện thoại analog không chỉ khiến doanh nghiệp của bạn tốn thêm chi phí trên hóa đơn điện thoại cố định. Không có khả năng cung cấp sự linh hoạt về địa lý có thể dẫn đến tổn thất kinh doanh lớn trong thời gian dài.

Theo CBInsights năm 2018, việc không mở rộng được là một trong những lý do hàng đầu khiến 80% công ty khởi nghiệp thất bại trong năm đầu tiên. Nhiều phân tích của nó cho thấy những công ty khởi nghiệp thất bại này đã bị cạnh tranh bởi vì họ không có khả năng phá vỡ các biên giới vật lý và cung cấp dịch chuyển lao động.

Để chuyển nhà hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh sang một địa điểm mới, bạn sẽ cần mua thêm phần cứng và đường dây điện thoại. Ngay cả việc di dời các tiện ích mở rộng đơn giản cũng sẽ cần thợ. Tệ hơn nữa, các hệ thống tương tự cung cấp ít tính năng di động cần thiết cho những người làm việc từ xa và di động để duy trì năng suất.

Tuy nhiên, mọi thứ trở nên khác biệt với VoIP. Nó mang lại khả năng nâng cao kinh doanh mà các hệ thống điện thoại cũ khó đạt được:

Khả năng mở rộng dễ dàng: Mở rộng hệ thống điện thoại của bạn mà không cần thiết bị mới và hệ thống dây đắt tiền. VoIP có khả năng mở rộng đáng kinh ngạc và cho phép bạn thêm hoặc xóa người dùng / dòng một cách dễ dàng.
Tính linh hoạt về địa lý: Định tuyến các cuộc gọi qua kết nối Internet, VoIP loại bỏ các rào cản đối với việc mở rộng giao tiếp bằng cách đánh số ảo. Bạn có thể nhận “Số địa phương toàn cầu” từ quốc gia mà bạn chọn và chuyển nó đến dịch vụ VoIP của bạn. Điều này giúp các doanh nghiệp có thể có sự hiện diện ảo tại địa phương ở bất kỳ đâu trên thế giới.
Khả năng di chuyển mở rộng: Các dịch vụ VoIP thường cung cấp một ứng dụng di động (softphone) mà các hệ thống điện thoại analog không có. Với ứng dụng như vậy, nhân viên của bạn có thể mang theo điện thoại bàn thông qua điện thoại thông minh hoặc máy tính của chính họ mọi lúc mọi nơi.

5. Độ tin cậy.

Lời nói xung quanh rằng một lợi thế nhỏ mà analog có trên VoIP là độ tin cậy của nó. Và nó thực sự đúng trong những thập kỷ qua, vì các hệ thống analog luôn có hiệu suất nhất quán về chất lượng cuộc gọi. Nhưng về lâu dài, điều đó KHÔNG đúng.

Công nghệ mà các hệ thống điện thoại tương tự dựa vào – điện thoại cố định – đang trở nên lỗi thời và ngày càng mất đi sự hỗ trợ. Nhiều nhà cung cấp bao gồm BT (Anh), AT&T / Verizon (Mỹ), NTT (Nhật Bản), DE Telekoms (Đức) đã thông báo ngừng cung cấp dịch vụ điện thoại qua đường dây. Và việc ngừng hoạt động toàn cầu trên mạng ISDN được ước tính sẽ đến vào năm 2030 .

Điều này có nghĩa là quá trình chuyển đổi trên toàn thế giới sang các dịch vụ IP và băng thông rộng đã bắt đầu. Hệ thống điện thoại tương tự (điện thoại cố định) của bạn ngày nay có thể đáng tin cậy, nhưng nó có thể mất lợi thế trong những thập kỷ tới với sự hỗ trợ ít hơn.

Ngược lại, hệ thống điện thoại kinh doanh VoIP, với sự đổi mới và cải tiến liên tục, có tiềm năng lớn hơn để hoạt động tốt trong nhiều năm tới. Trên thực tế, theo một báo cáo mới từ công ty nghiên cứu thị trường Global Market Insights, thị trường VoIP trên toàn thế giới sẽ đạt 55 tỷ đô la vào năm 2025, tăng 175% so với mức hiện tại là 20 tỷ đô la. Và quy mô thị trường lớn hơn có nghĩa là đầu tư nhiều hơn và nỗ lực cải tiến công nghệ.

Về sự cường điệu rằng analog đáng tin cậy hơn vì sự ổn định của điện thoại cố định, khi công nghệ internet liên tục phát triển, đó là điều cần được làm rõ và điều chỉnh. Hệ thống điện thoại VoIP có thời gian hoạt động hơn 99,99 phần trăm (thời gian hệ thống hoạt động). Băng thông rộng, 4G và bây giờ là 5G để làm cho Internet của bạn ổn định và đáng tin cậy, dẫn đến cải thiện hệ thống điện thoại VoIP tổng thể

3, Lựa chọn hệ thống tổng đại nội bộ theo thương hiệu.

Các thương hiệu được sử dụng nhiều tại Việt Nam là:

3.1, Thương hiệu tổng đài Panasonic.

Từ chăm sóc sức khỏe đến giáo dục, bán hàng đến quản trị, hệ thống tổng đài Panasonic phù hợp với mọi lĩnh vực ngành nghề. Với các tùy chọn định tuyến chính xác và nâng cao cùng các tính năng mạnh mẽ và thích ứng. Thương hiệu Nhật Bản này có thể cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần để duy trì các liên hệ hiện tại của mình trong khi tích hợp liền mạch một hệ thống đáp ứng nhu cầu trong tương lai của bạn.

Panasonic cũng có thể linh hoạt tích hợp với bất kỳ ứng dụng phần mềm nào của bên thứ ba, để làm cho công việc hàng ngày của bạn dễ dàng hơn và cho phép bạn tự do tập trung vào những gì bạn làm tốt nhất. Vì vậy, bất kể nhu cầu của bạn là gì, nó có thể cung cấp cho bạn các công cụ để giao tiếp.

3.2, Thương hiệu MYPBX

Nhã hiệu sản phẩm MyPBX là thương hiệu tổng đài nội bộ của hãng điện tử Yeastar đã có mặt trên thị trường thế giới hơn 10 năm. Nó đang từng bước chiếm lĩnh thị trường Vietj Nam nhờ giá rẻ và có khả năng mở rộng cao

3.3, Thương hiệu Grandstream

Grandstream là thương hiệu của Mỹ. Nó là sản phẩm của hãng Grandstream Networks Inc từ năm 2002. Ưu điểm của nó là thiết bị giá phù hợp với xuất xứ Mỹ. Đặc biệt, các sản phẩm IP của hãng có thể kết nối từ 500-2000 máy nhánh.

3.4, Thương hiệu Nec

Nec là một thương hiệu hàng đầu của Nhật Bản. Tại Việt Nam 2 loại tổng đài điện thoại Nec được sử dụng phổ biến nhất là tổng đài NEC SL1000 chuyên cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Và tổng đài NEC SV8100 chuyên cho doanh nghiệp lớn

3.5, Thương hiệu Soho

Soho là thương hiệu nổi tiếng Trung Quốc. Nó nổi tiếng với giá rẻ và luôn chiếm lĩnh phân khúc này.

3.6, Thương hiệu Newrock

Tổng đài IP Newrock thương hiệu tổng đài IP cho doanh nghiệp nhỏ cho đến doanh nghiệp lớn. Nó có đặc điểm sau:

Không giới hạn mở rộng kết nối Gateway
Hỗ trợ trung kế SIP trunks.
Máy nhánh điện thoại IP SIP, gateway FXS,
Điện thoại ip video.
Có thể kế nối máy nhánh ip trên điện thoại, phần mềm trên laptop

3.7, Thương hiệu Samsung

Samsung rất vui được hợp tác với Midshire Telecom để đưa danh mục đầu tư viễn thông của chúng tôi ra thị trường. Như vậy, hãng điện tử khổng lồ của Nhật Bản này đã chọn cách liên doanh để mở rộng các sản phẩm trong hệ sinh thái của mình.

4, Cách thi công hệ thống tổng đài điện thoại.

4.1, Những lưu ý khi thi công hệ thống.

Có những lưu ý sau khi thi công hệ thống tổng đài:

Bạn nên có bản vẽ và nguyên lý trước khi thi công hệ thống. Điều này tính đảm bảo tính khoa học việc lựa chọn thiết bị phù hợp với mục đích, chức năng và chi phí đầu tư.
Bạn nên thực hiện thi công khi công trình mới hoàn thiện phần thô thì tốt hơn. Điều này khiến việc thi công dễ hơn.
Lựa chon dây dẫn đúng tiêu chuẩn và chính hãng.
Thường xuyên giám sát lúc thi công để đảm bảo hệ thống dây đi đúng nguyên tắc. Nó cũng đồng thời giúp bạn xử lý sự cố tốt hơn.

4.2, Các bước thi công hệ thống.

Các bước thi công được thực hiện như sau:

Thiết kế bản vẽ và nguyên lý hoạt động của hệ thống.
Lựa chọn hệ thống phù hợp (analog, VOip hay các thương hiệu thiết bị).
Khảo sát mặt bằng và điều chỉnh bản vẽ (nếu có).
Thi công ống luồn dây (hoặc đi máng cáp cho tất cả hệ thống điện nhẹ).
Lắp đặt các máy nhánh.
Lắp đặt thiết bị tủ trung tâm.
Kiểm tra và test sản phẩm (phát hiện sai lệch nếu có và xử lý).
Bàn giao và hướng dẫn sử dụng cho chủ đầu tư.

5, Sửa chữa và bảo dưỡng hệ thống tổng đài nội bộ

5.1, Những lỗi thường xảy ra của hệ thống tổng đài nội bộ.

Thời gian cuộc gọi không kiểm soát được. Để quản lý nhân viên, điều này là vô cùng quan trọng.
Có cuộc gọi đến nhưng chuông điện thoại không reo. Thật khó chịu khi nó xảy ra điều này. Bạn chỉ có thể thực hiện cuộc gọi đi mà thôi.
Tín hiệu bị nhiễu, rè, nghe không được rõ. Đây là vấn đề với chiếc loa ngoài của điện thoại hoặc đường truyền tín hiệu.
Không ghi âm được những cuộc gọi đến. Bạn cần kiểm tra ngay lại máy chủ.
Tổng đài sáng đèn nguồn khi bị sét đánh nhưng không liên lạc được. Ngay khi thấy mùi khét là dấu hiệu của việc này, bạn cần kiểm tra ngay các thiết bị trong hệ thống.
Không có cuộc gọi đến nhưng chuông vẫn reo. Thật vô lý nhưng đôi lúc nó vẫn xảy ra. Có một sai số trong việc xử lý tín hiệu của bộ trung tâm.
Không thực hiện được cuộc gọi đến, đi, nội bộ, liên tỉnh. Hệ thống lỗi nặng và tê liệt hoàn toàn.
Không có trả lời tự động khi gọi đến. Việc cài đặt của bạn có vấn đề.

5.2, Công việc bảo dưỡng hệ thống tổng đài điện thoại.

Vệ sinh phần cứng

Làm vệ sinh sạch sẽ bên ngoài và bên trong tổng đài, các hộp MDF tránh bụi bẩn két lại trong điều kiện độ ẩm cao gây chập mạch, hỏng thiết bị.
Lắp đặt các thiết bị lại như cũ.

Xử lý lỗi – cập nhật phần mềm

Cài đặt các thống số cơ bản.
Cài đặt các chương trình ứng dụng nếu có yêu cầu của chủ đầu tư

Backup dữ liệu :

Hướng dẫn khách hàng thực hiện sao lưu dữ liệu dự phòng trong máy tính hoặc thiết bị sao lưu khác.

Post Views: 726